| Delegar es una competencia básica de dirigir. |
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Delegar es una competencia básica de dirigir, pues a través de la delegación se obtiene efecto palanca. La mayoría de los directivos no son conscientes de que la capacidad de delegar efectivamente es un factor decisivo para conseguir sus metas.
He aquí siete buenas razones por las que debemos delegar:
1. Delegamos para disponer de más tiempo para nuestras tareas propias.
2. Delegamos para fortalecer los puntos débiles de nuestros colaboradores, ampliar sus áreas de trabajo y elevar el nivel de sus competencias.
3. Delegamos para motivar a los colaboradores asignándoles las tareas que ellos exigen.
4. Delegamos para encontrar el colaborador que es adecuado para una promoción.
5. Delegamos para aumentar la productividad de todo el departamento.
6. Delegamos tan pronto un trabajo puede hacerse mejor o más rápido.
7. Delegamos para que los colaboradores conozcan los aspectos rutinarios de nuestro trabajo, de modo que ellos puedan asumirlos, cuando sea necesario, para garantizar la continuidad del funcionamiento del departamento.
Lo que debemos evitar:
· Delegar un asunto confidencial.
· Delegar un asunto con consecuencias negativas graves, por ejemplo una medida disciplinaria.
· Delegar y al mismo tiempo permitir que el colaborador nos endose de nuevo el asunto.
· Delegar porque no nos guste un trabajo determinado.
· Delegar un asunto delicado, cuya responsabilidad recae directamente sobre nosotros.
Lo que no debemos dejar escapar:
· Confiar en la persona delegada, permitiéndole también opciones de decisión y un margen para sus propias ideas.
· Ocuparse de que la persona delegada sienta suya la nueva tarea.
· Asegurar al colaborador, si él así lo desea, nuestro respaldo y ayuda durante el proceso de ejecución de la tarea delegada.
· Acordar con el colaborador el objetivo, así como los medios y caminos que están a su disposición para su consecución, y los criterios según los cuales se evaluará el resultado.
¿Cómo se delega una tarea correctamente a un colaborador?:
1. Hagámonos una idea clara y precisa de la tarea que queremos delegar. ¿Qué deseamos exactamente de nuestro colaborador? ¿Cómo podremos evaluar objetivamente su desempeño?
2. Expliquemos con precisión a nuestro colaborador lo que esperamos de él. Puntualicemos la tarea con él.
3. Expliquémosle por qué debe hacerse la tarea.
4. Mostrémosle cómo se hace el trabajo, y cerciorémonos de que lo ha entendido bien. Por ejemplo, podríamos pedirle que nos resumiera en pocas palabras cómo va a realizar el trabajo.
5. Démosle toda la información y documentación necesaria para las respectivas tareas y, del mismo modo, información sobre las personas con las que deberá trabajar.
6. Acordemos un plazo razonable para la realización del trabajo y un calendario con varias etapas para las sub-tareas.
7. Establezcamos sin falta un plazo de finalización obligatorio.
8. Proporcionémosle los medios materiales y las autorizaciones que necesite para la realización de sus tareas. Pero asegurémonos también de que conoce los límites de sus autorizaciones.
9. Exijámosle la presentación de informes provisionales en plazos determinados.
10. Comprobemos a intervalos regulares la calidad del trabajo. Facilitemos nuestro “feed-back”.
11. Evaluemos con él el resultado final con ayuda de los criterios establecidos en común con anterioridad.
12. Felicitemos o animemos, según el caso.
¿Cómo se delega a un equipo de trabajo?:
1. Prepare para cada colaborador una instrucción de trabajo: Clase del trabajo, plazos (del total y de las etapas), calidad exigida, nivel mínimo.
2. Coloque un plan general de conjunto (por ejemplo un planning) desde el que se pueda comprobar de una hojeada qué sub-tareas hay y quién es el responsable de cada una de ellas.
3. Reparta el trabajo equitativamente.
4. Realice las valoraciones del desempeño de cada miembro del equipo siempre en privado con él. Evite estrictamente las valoraciones de los otros miembros del equipo, excepto aquellas que se refieran a desempeños realmente buenos.
5. Prevea una recompensa motivadora (un aumento de sueldo, una mención, un nuevo cargo, un “bonus”) para aquellos que hacen bien su trabajo, sobre todo en los trabajos que se prolongan mucho.
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