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Autor: Carlos Sánchez
Director
Socio Colectivo de ADL |
La actual situación económica nos fuerza cada vez más a tomar decisiones trascendentales en tiempos récord y en muchas ocasiones sin contar con los elementos de juicio precisos en los que apoyarnos.
Los ERPs, junto con los sistemas M.E.S. (Manufactoring Execution System), los Sistemas de Gestión de Almacén, los secuenciadores o planificadores de órdenes de fabricación, los elementos de gestión del mantenimiento, etc., nos han permitido racionalizar la gestión productiva y departamental aunando información y reaprovechándola horizontalmente. Ahora bien, en los tiempos actuales donde en la mayoría de los casos la supervivencia se ha tornado en el objetivo primordial, estas herramientas resultan insuficientes como apoyo en la toma de decisiones estratégicas.
En este sentido, la implantación de Sistemas de Gestión Basados en Actividades (ABM), que heredan información de las herramientas antes mencionadas, nos permiten contar con los datos precisos para la toma de decisiones ya sean del día a día como aquellas otras que tendrán implicaciones en el medio e incluso largo plazo.
Pero ¿qué es un Sistema de Gestión Basado en Actividades?
Básicamente, ABM Modeling se fundamenta en el análisis de las desviaciones presupuestarias de cada uno de los elementos que interviene en la cadena de valor asociada a cada uno de nuestros productos y servicios, para comparar el resultado económico teórico esperado con el resultado real que se desprende de la cuenta de resultados. Podemos afirmar sin ambages que este sistema nos permite diseccionar la cuenta de resultados de modo que podamos apreciar la contribución que a ella realizan cada una de las actividades desarrolladas en una organización empresarial.
Por tanto, un Sistema ABM correctamente implantado nos permitirá responder sin titubeos a preguntas tales como:
- ¿Cuál es la rentabilidad y los costes exactos de nuestros productos y servicios?
- ¿Cuál es el ranking de rentabilidad de nuestros productos y servicios?
- ¿Cómo influye el departamento comercial en la cuenta de resultados? ¿y el de compras? ¿y el de producción? ¿y…?
- ¿Qué rentabilidad real aporta cada uno de nuestros clientes?
- ¿Cuál es nuestro mercado más rentable?
- ¿Qué consecuencias tendrá un determinado incremento del coste energético en nuestra cuenta de resultados? ¿Cuál será el impacto del nuevo convenio colectivo en nuestra empresa?
El Sistema de Gestión basado en Actividades parte de unos resultados económicos previstos basados en ingresos y costes estimados en función de las ventas esperadas, tanto en unidades como en precios, derivados de nuestro modelo económico-productivo y analiza las desviaciones con respecto a los resultados económicos realmente obtenidos.
El sistema incorpora al coste de la mercadería ó servicio los costes de la red comercial, logísticos y de cliente. Además de los costes exteriores directos incorpora los costes de proceso internos mediante el establecimiento de indicadores de rendimiento asociados a la fuerza de ventas y a todo el sistema logístico (almacenaje, transporte y reparto). El objetivo es poder conocer y después seguir lo que cuesta un producto en un cliente, con los datos de que dispone la empresa en cada momento según sus sistemas de área (ERPs, Sistemas M.E.S., secuenciadores y elementos de planificación de la fábrica, SGAs, así como la gestión de mantenimiento, etc.).
La incorporación de los costes logísticos y comerciales (por zona, canal, cliente, familia, producto…) al coste del producto terminado para el cálculo del coste de venta, permitirá el análisis de la rentabilidad objetivo y real de productos, clientes, canales... y cualquier combinación entre ellos.
Por tanto, el sistema mide, evalúa y distribuye los objetivos y su consecución para todos los responsables de la empresa (comercial, marketing, logística, administración, gerencia). Ayuda por tanto a todos y cada uno de los responsables a tomar las decisiones más correctas para incrementar su rentabilidad.
La gran ventaja de este modelo es, por tanto, que además de una visión global de la cadena de valor de un determinado producto o servicio, ofrece al gestor la posibilidad de navegar a golpe de “clic” por todos los procesos o actividades productivas hasta conocer en cuales de ellas se obtienen resultados no deseados y en cuales, por el contrario, se están viendo cumplidos los objetivos o estándares predefinidos, facilitando la toma de decisiones respaldadas con datos.
Por tanto el sistema permite poner a disposición de los responsables información pormenorizada y fiable que les evite caer en la tentación de adoptar decisiones precipitadas e impulsivas basadas exclusivamente en la experiencia y el sentido común de los directivos.
En definitiva, el enfoque ABM gestiona las actividades que configuran los procesos empresariales como método para la mejora continua del resultado de la empresa, utilizando como información de base, los costes asociados a aquellas y su evolución en el tiempo.
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