El Comité Español de ACNUR implanta las soluciones de Exact Software para aumentar la transparencia en su gestión.

El Comité Español de ACNUR implanta las soluciones de Exact Software para aumentar la transparencia en su gestión.

Exact Software, proveedor líder de soluciones integrales de gestión empresarial, ha sido el responsable de la implantación de un conjunto de soluciones integradas en el Comité Español de ACNUR, que permitirán a la organización controlar los recursos financieros, asegurar su normal funcionamiento y garantizar los derechos de sus donantes.

El Comité Español de ACNUR (Agencia de la ONU para los Refugiados), es una asociación sin ánimo de lucro y declarada de Utilidad Pública que tiene por objetivo llevar a cabo actividades educativas para informar al público español del trabajo del ACNUR y de las circunstancias de los refugiados. El ACNUR fomenta soluciones duraderas mediante la realización de proyectos de cooperación al desarrollo y, para ello, el Comité Español de ACNUR recauda fondos en el marco de los programas anuales del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR) y de las emergencias humanitarias que se produzcan.

Tras haber crecido de manera importante en número de socios y relevancia social en España en los últimos tiempos, la asociación se enfrentaba a un nuevo reto en su gestión que le permitiera crecer aún más en el futuro, aportando mayor transparencia y eficiencia en todas sus actividades. Para afrontar este cambio, El Comité Español de ACNUR desarrolló un proyecto para implantar un sistema de gestión global.

"Nuestro volumen de negocio actual exige el uso de herramientas de gestión más profesionalizadas y rigurosas, con capacidad para facilitar la información que las ONG precisan, y poder tomar decisiones estratégicas y operativas”, señala Javier Cofrade, Técnico Informático de España con ACNUR.

Tras un proceso de selección, la asociación llegó a la conclusión de que las soluciones Exact Synergy y Exact Globe eran las que más se ajustaban a sus necesidades. Como factores importantes en esa selección destacó la facilidad de uso de las aplicaciones, que no va en detrimento de su potencia y capacidades, y las avanzadas funcionalidades de gestión de Exact Synergy. También resultó decisivo el hecho de que se pudieran unificar varias aplicaciones informáticas en una única plataforma y que se garantizase la seguridad e integridad de todos los datos que se manejan en el sistema.

Exact Synergy es una solución colaborativa que mejora los flujos de procesos a través de sus módulos como: recursos humanos, logística y CRM. Mediante estos módulos, el Comité Español de ACNUR puede gestionar la generación de documentos. Además, con Exact Synergy ha sido posible crear portales de clientes, asociados, proveedores y empleados que facilitan la colaboración entre equipos.

“Lo mejor de esta plataforma es que toda la información de clientes, donantes, proveedores, etc..., está en una misma base de datos, lo que nos permite llevar una mejor gestión, análisis y control de los distintos flujos de trabajo”
, afirma Javier Cofrade.

Por otro lado, con la solución de back-office Exact Globe, la asociación ha automatizado las tareas y procesos de las áreas de contabilidad y facturación. Asimismo, su capacidad analítica permite al Comité Español de ACNUR conocer el estado de sus áreas de negocio.

Durante el proceso de implantación se han resuelto problemáticas complejas: se ha tenido que compatibilizar el back-office del Comité español de ACNUR con Synergy, se han añadido nuevos campos de información y se han unificado todos registros de datos bancarios en un solo archivo.

En enero de 2009 se puso en funcionamiento el nuevo sistema de gestión y ya se han obtenido excelentes resultados. Por un lado, la asociación ha duplicado la productividad de sus empleados y, por otro, se ha incrementado la rentabilidad de las campañas entre un 20 y un 35 por ciento. Asimismo, se han agilizado todos los trámites de la asociación y se ha potenciado el área de captación de socios.


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