Artículo de Opinión: "Leído en Internet: reglas para usar el correo electrónico", por José Antonio Silla.

Artículo de Opinión: "Leído en Internet: reglas para usar el correo electrónico", por José Antonio Silla.

1. Avisos automáticos.

Desconecte el aviso automático que notifica la entrada de correo, no importa si es un
sonido o la imagen de un sobre. Estos avisos interrumpen su trabajo.

2. Tranquilícese.

Pregúntese: ¿Qué importante es estar informado al segundo de los nuevos correos? ¿Qué pasa, si usted no lee un correo nuevo hasta dentro de tres horas? Generalmente nada, y si usted no tuviera acceso al correo no sabría de su entrada.

3. Termine con la agitación.

En los Estados Unidos es costumbre contestar los correos dentro de las ocho horas siguientes. En la mayoría de países europeos se acepta si contestamos al día siguiente. No se estrese por tanto por querer contestar al instante.

4. Momentos para el correo.

Establezca momentos fijos para y un tiempo limitado para dedicarse al repaso del correo, por ejemplo 20 minutos por la mañana o 30 minutos por la tarde:

- Primer repaso: por la mañana, después de que usted haya despachado los primeros puntos importantes de su lista de tareas.

- Segundo repaso: poco antes de la comida.

- Tercer repaso: después de la comida.

- Cuarto repaso: una hora antes de acabar la jornada.

5. Reesuelva enseguida los correos.


Ocúpese con el correo una sóla vez. Decida enseguida: reaccionar, archivar o borrar.

6. Procedimiento con los correos-CC (en copia).

Establezca en su empresa o en su equipo cómo proceder con las copias de los correos, los mayores consumidores de tiempo con diferencia. Ponga usted “multas”. Sea creativo. Muchos problemas se resuelven con una chispa de humor.

7. Conteste brevemente y sin rodeos.

Invierta unos dos minutos para su respuesta. Exprésese con brevedad y sin rodeos, use como máximo una página de pantalla. La persona a la que escriba sabrá apreciarlo y su respuesta también será clara.

8. Aprovechar el Asunto del e-mail.

Escriba mini-informaciones directamente en el Asunto y finalice con “NFM” (“no further message”=”no hay mensaje”) o “EOM” (“end of message”=”fin del mensaje”). De este modo el destinatario no necesita abrir el correo (vacío).

9. Limite las respuestas largas.


¿Ha de desgranarse una respuesta o necesita adjuntar documentación? Entonces postponga la respuesta a un momento posterior, fuera de sus periodos de respuesta de e-mails. Haga una indicación en su agenda o marque el correo para revisión posterior.

10. Mejor use el teléfono para temas complejos.

Desarrollar ideas, solucionar conflictos, negociar. Estos son temas inapropiados para el correo electrónico.

11. Chistes por e-mail.


Renuncie a reenviar los chistes, películas y similares e indique al remitente de tales correos que no quiere recibir e-mails sin sentido. Bórrese de suscripciones a “newsletters” innecesarias.


Autor: José Antonio Silla
Socio Individual de ADL

 

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