Artículo de Opinión: "Experiencias de implantación de proyectos de ingeniería de costes basados en actividades (ABC/M) en la Pyme", por Jorge Pampín.

Artículo de Opinión: "Experiencias de implantación de proyectos de ingeniería de costes basados en actividades (ABC/M) en la Pyme", por Jorge Pampín.

La consideración de la ingeniería de costes ABC/M en la empresa como un factor estratégico de la misma, es la pieza clave de éxito de implantación, explotación y mantenimiento del proyecto.

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Jorge Pampín Bueno
Gerente
Socio Colectivo de ADL

 

LA NECESIDAD DEL SISTEMA ABC/M.

La problemática de los sistemas de costos tradicionales.
Los sistemas de costos tradicionales fueron diseñados cuando la mano de obra directa y los materiales eran los factores de producción predominantes, la tecnología era estable y existía una gama limitada de productos. Hoy en día es difícil encontrar alguna empresa que se rija de esta manera, por lo que cabe esperar cambios en la forma de hacer contabilidad. Las siguientes reflexiones deben servir como toma de conciencia para la consideración de nuevos sistemas de medición analíticos.

Mayor peso de los Costos Indirectos.

foto_1_jorge_pampin El peso relativo de los costos indirectos se ha incrementado en gran medida debido a la automatización de los procesos y la proliferación de servicios asociados de difícil imputación directa a los productos. Al mismo tiempo aquellos costos que son susceptibles de ser asignados directamente a los productos han reducido su proporción relativa tal y como se aprecia en la siguiente figura.

La complejidad de distribuir estos costos indirectos suele inducir a distribuciones en bases arbitrarias o estimaciones que redundan en distorsiones de los resultados.

Uno de los errores más comunes es suponer que existe una relación causal entre volumen de producción y costos al asignar los costos originados por los equipos en función de la mano de obra. Este supuesto origina una "subvención" del producto mecanizado por el manufacturado, puesto que el producto manufacturado soporta unos costes de mantenimiento que no le corresponde. Si, por el contrario, distribuimos los costes del producto en función de la mano de obra, son los productos mecanizados los que soportan un coste que no le corresponden.

Control Operativo complejo e ineficaz.
Los sistemas tradicionales distribuyen los costos por centro de responsabilidad. Esto significa que cada responsable de área debe responder por el consumo excesivo o no de sus costos en relación al presupuesto. Sin embargo, esta visión no permite acotar las responsabilidades dentro del área, debido a lo tedioso de los procedimientos de distribuciones sucesivas y sus informes plagados de imputaciones de costos indirectos. Esto imposibilita indagar en los problemas y conocer donde residen las causas de la ineficiencia.


¿QUÉ ES EL SISTEMA ABC/M?

foto_2_jorge_pampin A inicios de los años 80, académicos de la talla de R. Kaplan y H. Johnson cuestionaron la relevancia de las técnicas existentes en la contabilidad analítica de costes como medio de gestión para la toma de decisiones. Así mismo, E. Goldratt (autor de “La Meta” entre otros libros) denunció dichas prácticas contables como una de las principales causas del deterioro de la productividad de los Estados Unidos.

Hacia finales de los años 80 ciertas organizaciones como CAM-I (Consortium for Advanced Manufacturing-International) y la National Association of Accountants, establecieron los principios básicos del Sistema de Cálculo de Costes Basados en Actividades (ABC/M) como alternativa efectiva a los sistemas contables existentes para las necesidades de gestión futura de las empresas.

El Activity Based Costing/management (en adelante ABC/M) es una metodología analítica utilizada en la Planificación Estratégica, diseñada con el ánimo de cubrir los siguientes objetivos:

  • 1.- Medir los costos de los recursos utilizados al desarrollar las actividades en un negocio o entidad.

  • 2.- Describir y aplicar su desarrollo conceptual mostrando sus alcances en la contabilidad gerencial.

  • 3.- Ser una medida de desempeño, que permita mejorar los objetivos de satisfacción y eliminar el desperdicio en actividades operativas.

  • 4.- Proporcionar herramientas para la planificación del negocio, determinación de utilidades, control y reducción de costos y toma de decisiones estratégicas.

Decisiones sobre Productos.
El ABC/M rastrea el costo de los productos contemplando su ciclo integral desde su concepción, pasando por el diseño, la fabricación, y finalmente la venta teniendo en cuenta el propio ciclo de vida del producto. Algunos de estos costos como los de I+D suelen omitirse en el cálculo del costo del producto e imputándolos como gastos del periodo falseando las cifras.

El sistema ABC/M obtiene la rentabilidad por producto individual identificando aquellos productos que sean rentables, y aquellos en los que el precio no está cubriendo los costos. A partir de este conocimiento, podremos focalizar la atención hacia los que nos aportan valor, estudiar los productos no rentables para evaluar su eliminación, el rediseño hacia formas más estandarizadas o la modificación de sus precios.

Otro de los desafíos con los que nos enfrentamos a menudo, es el de evaluar la viabilidad de nuevos productos y el rediseño de los existentes. En estos casos la información del sistema ABC/M es vital. Conociendo el costo de las actividades y extrapolando hacia aquellas que se realizarán en el nuevo producto o las modificaciones en el producto actual, se puede estimar razonablemente cual va a ser su coste. Este tipo de simulación permite tomar decisiones de una forma mucho menos arriesgada y precisa.

Decisiones sobre Clientes.

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La orientación al cliente es hoy en día una exigencia del mercado. Parece un contrasentido, pero muchas de las empresas que de ello presumen, no conocen la rentabilidad de sus clientes y no se dan cuenta de que proveer a todos los clientes no siempre es rentable.


Al igual que en el análisis del producto, el ABC/M le ayuda a comprender las fuentes de pérdida así como las oportunidades existentes. Los sistemas tradicionales no desvelan las causas de los problemas, mientras que el análisis de las actividades revela la naturaleza del problema con cada cliente y qué actividades hay que mejorar, añadir o eliminar para solucionarlo.

El poder del ABC/M es prever la rentabilidad de la ejecución de ciertas actividades frente a cualquier cambio de la estrategia respecto a los clientes.

Decisiones de Racionalización de Actividades.
En la actualidad, raramente se usan los sistemas de costes con el fin de analizar la eficiencia operativa. Realmente, estamos desperdiciando una información valiosísima para conocer y evaluar correctamente el verdadero núcleo de la empresa: nuestros procesos, y estudiar posibles reducciones de costos que no repercuten ni en la calidad ni en el tiempo de ejecución. Puesto que el ABC/M describe el coste de cada actividad, nos alertará cuando ciertas actividades hagan un consumo excesivo de recursos y deban ser optimizadas.

En un entorno como el actual, debemos conocer cuales son nuestras ventajas competitivas, es decir, aquellas actividades que redundan en una mayor competitividad de la empresa y son estratégicas para nuestro negocio. Estas ventajas son los factores que el cliente valora y que nos diferencia de los demás.

El ABC/M clasifica las actividades e identifica las que añaden valor y son estratégicas para el negocio y las diferencia de las que no. A partir de este análisis se podrá tomar decisiones en relación a subcontratar aquellas que supongan costes excesivos y no sean críticas o desinvertir en aquellas actividades que no añaden ningún valor a nuestros productos y hacen peligrar nuestros márgenes. Esto nos permitirá centrarnos en aquellas que sí nos generan competencias clave para la empresa.

Por otro lado, el modelo de actividades permite medir los resultados logrados por una decisión específica, facilitando así la adopción de medidas correctivas, cuando estas son necesarias.

Decisiones relacionadas con los Proveedores.
Uno de los errores más frecuentes es pensar que el mejor proveedor es aquel que nos vende el producto al menor precio. Esto no siempre es así. Hay que tener en cuenta los costos de las actividades relacionadas con la compra: costo del procesamiento de órdenes de compra, costos de transporte, uso de embalajes no estándares, costos de mantener inventarios excesivos, devoluciones y rechazos, formas de pago, etc...

El sistema ABC/M permite a la empresa determinar los costos totales de trabajar con un proveedor determinado teniendo en cuenta tanto el precio como los demás costos que involucran el proceso de compra. Los mejores proveedores son los que nos pueden abastecer, con la calidad deseada, al costo más bajo y no al precio más bajo.

Decisiones relacionadas con los Canales de Distribución.
Uno de los puntos fuertes del ABC/M es su naturaleza multidimensional. Es decir, de igual forma que permite conocer los costos de las actividades desarrolladas por producto y por cliente, también permite el análisis de los costes respecto a otras dimensiones. Desde la perspectiva del canal de distribución, este análisis puede responder a preguntas tales como:

  • ¿Cómo realizar las ventas: directamente, a minoristas o a través de distribuidores?

  • ¿Por qué un medio de transporte es más económico que otro en la distribución de un producto?

  • ¿Qué impacto tiene un aumento de los costos de transporte en la rentabilidad?

  • ¿Qué clientes son más rentables servir desde diversas plantas o unidades productivas?

Este análisis puede ser de utilidad en toda empresa con importante actividad de distribución, ya sea propia o subcontratada, y sin duda adquiere especial relevancia en empresas cuyo giro sustancial es la comercialización.

LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA ABC/M EN LA PYME.
Antes de comentar la experiencia práctica de implantación de un proyecto ABC/M, es importante reseñar algunas premisas básicas que el lector debe tener en mente en todo momento:

  • - Ningún sistema de cálculo de costes es 100% fiable, por tanto el coste real de un producto es una quimera inalcanzable. Podremos aproximarnos tanto como podamos a dicho valor utópico, pero nunca lo obtendremos (matemáticamente supone una “asíntota”).

  • - El Sistema ABC es un proceso iterativo y dinámico, lo que supone que a medida que la empresa tiene más “cultura ABC” se podrán desarrollar modelos ABC más evolucionados.

  • - El verdadero éxito de un Sistema ABC, estriba en describir lo más fielmente la realidad o previsión de una empresa en un periodo determinado.

  • - No existe una solución única y matemática ABC.

  • - Rigor frente a precisión.

El desarrollo del proyecto conlleva, usualmente, tres fases diferenciadas:

  • - Fase 1-Toma de datos: en esta fase se procede a la evaluación de los datos existentes en la empresa así como a la captura de los datos necesarios que no disponga la misma. Así mismo, se establecen los objetivos que se pretenden conseguir con el proyecto y que usualmente son:


* Evaluación de costes objetivo: productos, mercados, canales de distribución, etc...


* Análisis multidimensional: visión de la rentabilidad del producto por dimensiones (mercado-canal-zona geográfica, etc...)


* Simulación de escenarios: capacidad de efectuar análisis tipo “que pasaría si…” en situaciones de decisión estratégica: lanzamiento de nuevos productos, impacto de nuevas instalaciones/equipos, decisiones tipo producir-subcontratar, etc...

  • - Fase 2- Creación del modelo ABC/M: esta es la fase crítica del proyecto. En ella se establece el Mapa de Actividades de la empresa (“su esencia”). La “atomización” coherente de la empresa en actividades fundamentales nos permitirá conseguir los resultados esperados. En esta etapa es vital proceder a la validación del modelo desarrollado para cerciorarnos de que los resultados a obtener sean válidos para nuestros propósitos de análisis y evaluación.

  • - Fase 3- Formación, informatización y obtención de resultados. Esta fase supone la finalización del ciclo del proyecto y la obtención de los resultados, así como a la informatización eficiente del sistema, y su integración con otros sistemas de la empresa (ERP, etc...) para que “sea sostenible” en sucesivos modelos ABC más evolucionados.


El desarrollo anterior conlleva una duración, “sin prisas, pero sin pausas”, aproximada de 4 a 6 meses de duración, dependiendo de la complejidad de la empresa y los objetivos propuestos. Sin embargo, nuestra dilatada experiencia nos demuestra que es importante realizar modelos ABC inicialmente sostenibles y digeribles e ir evolucionando hacia modelos más depurados a medida que la empresa dispone de una calidad de información mayor, una mayor “cultura ABC” y se está explotado adecuadamente el sistema ABC.

Con nuestra herramienta simergia®suite (desarrollada por Simergia) se podrán realizar análisis de costes multidimensionales (coste cliente – producto – canal de venta- zona geográfica) y llevar a cabo simulaciones de costes “que pasaría si...” proponiendo alternativas y evaluando “a priori” su impacto de mejora.

Qué requisitos debe cumplir su empresa para ejecutar un proyecto ABC/M.
Después de todo lo explicado, podría pensarse que la implantación de un sistema ABC/M es un proceso lento, traumático, engorroso y de difícil asimilación. Nada más lejos de la realidad. El sistema ABC/M no pretende cambiar la forma de trabajo de la empresa de ningún modo ni representa una discontinuidad en el funcionamiento de la empresa.

Antes de, siquiera, considerar la opción del ABC/M, debe existir un sistema de costos de los materiales y mano de obra directa adecuado, funcionando perfectamente. La mecánica de costos de los materiales y mano de obra directa permanece intacta al adoptar el sistema ABC/M. Independientemente del sistema que se use, se seguirá usando aún después de implantar el ABC/M.

Aunque el aspecto más importante es que exista un compromiso explícito y un claro liderazgo por parte de la alta dirección, así como el apoyo de toda la compañía. Es decir, la consideración del proyecto ABC/M como un factor estratégico para la misma.

El ABC/M no debe considerarse como un sistema financiero, sino como parte de un sistema de gestión estratégica basada en la gestión y optimización de procesos y actividades (ABM), instauración de una nueva cultura empresarial de análisis y medición y un compromiso permanente de la búsqueda de la excelencia empresarial a través de información de alto nivel.

A la pregunta, “¿debo realizar una implantación de un sistema ABC/M?”, respóndase a usted mismo: si su empresa dispone de una dosis elevada de costes indirectos, necesita tomar decisiones acertadas respecto a productos, clientes, canales de distribución y el coste de tomar decisiones erróneas es elevado, necesita evaluar “a priori” productos, procesos y actividades para el lanzamiento efectivo de nuevos productos, etc... la implantación del ABC/M está justificada.

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