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ūüďĆ RIESGO OPERACIONAL ¬ŅTienes protocolo sobre instrucciones de trabajo?

RIESGO OPERACIONAL. Instrucción de trabajo

‚ÄúD√≥nde estabas entonces, cuando tanto te necesit√©‚ÄĚ

Escrito por Guillermo Lluch

Todas las personas que trabajamos en puestos relacionados con la logística y las operaciones hemos oído hablar de los procedimientos y de las instrucciones de trabajo.

En los procedimientos encadenamos un proceso en el que intervienen varias personas o departamentos, pero en las instrucciones de trabajo nos referimos a una tarea o actividad concreta. Es en este √ļltimo apartado es donde quiero poner el foco.

Sabemos que la gran mayor√≠a de corporaciones y grandes multinacionales tienen unos est√°ndares de calidad muy bien dise√Īados y definidos, y cuentan con un sinf√≠n de instrucciones de trabajo, al igual que suelen contar con un amplio equipo humano y recursos.

¬Ņpero qu√© sucede con las pymes? En la gran mayor√≠a de peque√Īas y medianas empresas son los propios trabajadores los que realizan las instrucciones de trabajo de las tareas que realizan diariamente.

Recientemente tuve la oportunidad de entablar una conversaci√≥n con un amigo mando intermedio de una empresa, en la cual me contaba los grandes problemas a los cu√°les estaba haciendo frente por no tener definidas las instrucciones de trabajo, o m√°s bien, cuando confiaba en que los compa√Īeros de trabajo las hab√≠an realizado arreglo a sus tareas concretas. Nada m√°s lejos de la realidad.

El problema surgió cuando dos personas de diferentes departamentos decidieron rescindir su relación laboral con la empresa en un corto período de tiempo. Nadie sabía como realizar ciertas tareas de las cuáles no había ninguna instrucción de trabajo, y de las que la había, nadie se había preocupado de realizar una prueba piloto para ver el resultado, por lo que algunas sirvieron de ayuda, pero otras eran más liosas que otra cosa.

Una instrucción de trabajo tiene que ser entendible y ejecutable por cualquier otra persona

El resultado fue que √©l mismo ‚Äútuvo que tirar del carro‚ÄĚ como responsable del Departamento, lo cual le llev√≥ a aprender y ser autodidacta en realizar dichas tareas, ense√Īar a las personas que iban a ocupar esos puestos, perder muchas horas de trabajo de sus propias tareas, cometer errores, arreglar esos errores, consultas para saber c√≥mo proceder, crear √©l mismo esas instrucciones de trabajo, y un largo etc√©tera. Esto deriv√≥ en retrasos y errores, los cuales al final repercutieron en los clientes, en los bolsillos de la empresa y en el sistema nervioso de mi querido amigo.

Y no hablamos de instrucciones de trabajo para manejar una m√°quina, si no para realizar por ejemplo tareas concretas en un sistema ERP (dar de alta a un proveedor, hacer una factura‚Ķ) o en una plataforma web de alg√ļn proveedor o cliente (realizar una etiqueta de transporte, solicitar una devoluci√≥n),

Tareas que pensamos que son r√°pidas y f√°ciles de hacer, pero las cu√°les pueden ser complejas si no las hemos realizado previamente.

Si damos una vuelta por cualquier empresa, hay puestos administrativos que realizan un sinf√≠n de tareas de este tipo en el √°rea de Log√≠stica, por lo que es muy importante tenerlo todo bien documentado y con las diferentes casu√≠sticas si fuera necesario, y m√°s a√ļn, cuando solo una persona realiza esas tareas.

No nos fiemos, no bajemos la guardia y revisemos nuestras instrucciones de trabajo a todos los niveles para evitarnos sorpresas desagradables, que seguro que muchos de ustedes ya las han vivido.

 

Guillermo Lluch

Director de Opeeraciones

CCTV Center S.L.