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Cómo mejorar la precisión de los pedidos en la gestión de almacenes

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y centrado en el cliente, la capacidad de cumplir con los pedidos de manera precisa y oportuna se ha convertido en un factor crítico para el éxito y la reputación de cualquier empresa en el sector logístico.

La precisión de los pedidos se refiere a la capacidad de una empresa para recopilar, organizar y entregar los productos correctos, en las cantidades correctas y en los destinos correctos, de acuerdo con las especificaciones y expectativas del cliente. Esto abarca desde la gestión adecuada del inventario hasta la correcta preparación y empaquetado de los productos, así como el envío y seguimiento preciso de los pedidos. ¿Alguna vez has recibido un pedido tarde o te han traído el producto equivocado? Molesta, ¿verdad?

Y es que, los clientes esperan recibir exactamente lo que han pedido, y cualquier error en la entrega puede llevar a insatisfacción, pérdida de confianza e incluso a la pérdida del cliente. En este sentido, una entrega precisa genera confianza en la empresa y ayuda a establecer relaciones a largo plazo con los clientes, lo que puede llevar a una mayor fidelidad y recomendaciones positivas.

Además, la precisión de los pedidos tiene un impacto directo en la eficiencia operativa de una empresa logística. Los errores en la preparación de pedidos pueden resultar en devoluciones, reenvíos y reemplazos, lo que genera costes adicionales, desperdicio de tiempo y recursos, y afecta negativamente a la productividad. A continuación, te damos algunas pautas para mejorar la gestión de tu almacén.

¿Qué métodos de preparación de pedidos en un almacén se utilizan hoy en día?

En la gestión de pedidos en los almacenes, existen métodos y procedimientos que se utilizan actualmente para garantizar un flujo eficiente y preciso de los productos. Estos métodos varían según el tipo de operación y las necesidades específicas de cada empresa. Vamos a ver cuáles son los más comunes y cómo perfeccionarlos para lograr la máxima productividad.

Picking por lotes

En este método, los pedidos se agrupan en lotes según características comunes, como la ubicación del producto en el almacén, la zona o el tipo de producto. Los trabajadores recorren el almacén recogiendo los productos necesarios para cada lote de pedidos.

Picking por zona

Con esta técnica, el almacén se divide en diferentes zonas y cada trabajador es asignado a una zona específica. El empleado es responsable de recoger los productos de los pedidos que se encuentren en su zona asignada.

Picking por oleadas

Aquí, los pedidos se agrupan en oleadas basadas en criterios como la hora de entrega, el destino o la prioridad. Los trabajadores se centran en recoger los productos para una oleada específica antes de pasar a la siguiente.

Picking por voz

Este método consiste en que los trabajadores utilizan dispositivos portátiles con capacidad de voz para recibir instrucciones sobre qué productos recoger y en qué cantidad. Los dispositivos guían a los trabajadores a través de los pasillos del almacén y les indican los productos a recoger. Los trabajadores confirman la recolección verbalmente, lo que permite tener las manos libres para recoger los productos de manera eficiente.

Picking con sistemas automatizados

Algunos almacenes utilizan sistemas automatizados, como robots o transportadores automatizados, para realizar la preparación de pedidos. Estos sistemas se encargan de recoger y transportar los productos de manera autónoma, siguiendo instrucciones predefinidas y algoritmos de optimización.

¿Cómo te puede ayudar un sistema de gestión de inventario en tiempo real?

Un sistema de gestión de inventario en tiempo real permite monitorear constantemente los niveles de existencias y mantener registros precisos de los productos en el almacén. Esto se logra a través del uso de tecnología como escáneres de códigos de barras, etiquetas RFID o sistemas de seguimiento basados en la nube. Estos métodos permiten un seguimiento en tiempo real de las entradas y salidas de productos, actualizando automáticamente los registros del inventario.

Esta información sobre el inventario brinda a los encargados de la gestión de pedidos una visibilidad clara y actualizada de los productos disponibles. Al conocer la cantidad exacta de stock, se evitan situaciones en las que los pedidos se toman sin tener en cuenta la disponibilidad real de los artículos, lo que reduce considerablemente los errores y la posibilidad de que los clientes pidan un producto agotado.

Además, esta herramienta puede ayudar a predecir la demanda y planificar los niveles de stock de manera más eficiente. Y es que, contar con datos actualizados sobre el consumo de productos, los patrones de ventas y las tendencias del mercado, permite tomar decisiones informadas sobre el aprovisionamiento y la reposición de productos. Esto reduce tanto la probabilidad de quedarse sin stock como de tener exceso de inventario.

Otras consideraciones para mejorar la gestión de almacenes

Capacitación y desarrollo del personal

Proporcionar una formación adecuada y continua al personal que trabaja en la gestión de pedidos es esencial para mejorar la precisión. Esto incluye entrenamiento en la identificación de productos, el uso de tecnología de escaneo y etiquetado, así como la importancia de la precisión en la gestión de pedidos. La capacitación debe centrarse en mejorar la atención al detalle y fomentar prácticas de trabajo precisas.

Inspecciones de calidad y verificaciones cruzadas

A través del establecimiento de estándares de calidad claros, inspecciones regulares, verificaciones cruzadas y control de documentación, se puede garantizar que los productos cumplan con los requisitos especificados. Esto ayuda a minimizar errores, reducir devoluciones y optimizar la precisión en la gestión de pedidos, contribuyendo a una operación más eficiente y confiable en el almacén.

Mejorar la comunicación interna

Una comunicación clara y efectiva entre los distintos departamentos y miembros del equipo garantiza que la información relevante sobre los pedidos se transmita de manera precisa y oportuna. Esto incluye compartir detalles de los pedidos, actualizaciones sobre el inventario, cambios en los plazos de entrega y cualquier otra información relevante.

Establecer indicadores de rendimiento clave

Al definir KPIs específicos, se pueden obtener datos cuantificables que reflejen la precisión de los pedidos en términos de errores de selección, discrepancias de inventario, devoluciones y satisfacción del cliente. Algunos KPIs relevantes podrían incluir la tasa de precisión de pedidos (porcentaje de pedidos sin errores), la tasa de devoluciones por errores de selección y la satisfacción del cliente, basada en encuestas o calificaciones. El seguimiento regular de estos indicadores permite monitorear el progreso y evaluar la efectividad de las medidas tomadas.

Utilizar tecnología de verificación automatizada

Estos sistemas utilizan cámaras y algoritmos avanzados para inspeccionar visualmente los productos y compararlos con los criterios predefinidos, como características específicas, códigos de barras o etiquetas. De esta manera, se pueden identificar productos incorrectos, faltantes o dañados de forma rápida y precisa, minimizando los errores de selección y aumentando la precisión en la preparación de los pedidos.

Potencia la eficiencia en tu almacén con Sage 200

Sage Mobility Live SGA es una solución de gestión de almacén conectada a Sage 200 con la que podrás transformar tu almacén y llevarlo al siguiente nivel. Ofrece un conjunto de herramientas avanzadas y funciones inteligentes que te proporcionarán una visibilidad en tiempo real de tus operaciones de almacén para que impulses tu productividad.

Con este conector, podrás acceder a información crítica desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que te permitirá supervisar y controlar tu almacén de manera efectiva: desde el seguimiento de inventario y la gestión de pedidos hasta el control de calidad y el envío. Además, la solución automatiza y agiliza los procesos, reduciendo los errores y aumentando la precisión en todas las etapas.

Para ello, Sage Mobility Live SGA integra tecnologías avanzadas como la lectura de códigos de barras, la identificación por radiofrecuencia (RFID) y la voz, lo que permite una interacción intuitiva y sin errores en la gestión de almacén. Estas funcionalidades mejoran la velocidad y la precisión en la selección de productos, el embalaje y el etiquetado, lo que a su vez se traduce en entregas rápidas y precisas a tus clientes.

Mejores prácticas

En Opentix atendemos a clientes con todo tipo de necesidades. Hispaval es una empresa dedicada a la fabricación y distribución de válvulas y accesorios para instalaciones hidráulicas y su servicio se basa en la rapidez de respuesta y el asesoramiento personalizado. Por ello, contar con un almacén actualizado en tiempo real y bien equipado es fundamental para enviar un producto al cliente lo antes posible.

Durante su proyecto de implantación de Sage 200, los profesionales de Opentix se dieron cuenta de las carencias que tenía la empresa en su capacidad logística. Por ello, optaron por añadir una solución conectada de almacén y mejorar la eficiencia diaria. “Este año hemos incrementado las ventas un 12%. Además, gracias a Sage 200, hemos conseguido reducir los tiempos de gestión y administración entorno a un 30%”, explica Miguel Ángel Abellán, CEO de Hispaval.

De esta forma, el proyecto de Hispaval se convirtió en un verdadero 🔵 caso de éxito en el que la satisfacción y los beneficios fueron las dos principales máximas.

Artículo ofrecido por nuestro #socioADL AITANA – ADL Logística (adl-logistica.org)