Pongámonos en situación. Tras un exhaustivo análisis de datos, procesos internos y externos, de conversaciones con nuestros proveedores, de estudio de softwares existentes en el mercado, de los sistemas de distribución actuales, en definitiva, tras un enorme esfuerzo de planificación y largo proceso de toma de decisiones, nuestra empresa ha decidido dar el paso de integración de su software ERP con un sistema SGA, es decir, ha decidido dar el primer paso hacia una gestión de almacén inteligente. Es un paso importante cuyos beneficios son incontables de principio y crecientes a lo largo del tiempo, es más, para poder operar en el mercado actual, estos beneficios pasan a ser ventajas competitivas cruciales.
Disponer de una funcionalidad de almacén avanzada, automatizar el almacén o algunos de sus procesos, es la solución correcta a muchos de los problemas de muchas organizaciones sobre todo de distribución de gran volumen. Sólo el hecho de seleccionar el tipo de sistema SGA que mejor se ajuste a nuestra casuística particular, supone gran cantidad de trabajo y no pocos desvelos, por ello dentro de la toma de decisiones, debemos abordar ciertos aspectos del software que trascienden los límites del propio sistema elegido. Introducir un software especializado supone complementar y amplificar las funciones del programa ERP y por eso precisamente surgen algunas dudas: ¿funcionará con otros sistemas de software ya existentes en la organización además del ERP? ¿Necesitaremos cambiar de sistema ERP para poder integrar la solución SGA elegida?
Una respuesta rápida sería que “normalmente no hace falta cambiar el ERP”. Pero “normalmente no”, no significa nunca. Para una sincronización correcta de los datos que coexisten en ambos sistemas (ERP y SGA) y mantenerlos con una visibilidad adecuada, se necesita una comunicación fluida y total entre ambos sistemas. No hay respuestas correctas ni incorrectas al respecto de, si necesita o no cambiar el ERP, pero es necesario conocer al menos por encima, los diferentes modos en que los distintos módulos coexistentes en su empresa van a convivir, para que usted pueda tomar la decisión adecuada.
Lo primero que debemos tener claro es que un sistema SGA es un software de alta especialización diseñado específicamente para optimizar las operaciones de nuestro almacén, mientras que un ERP, a grandes rasgos podemos decir que está diseñado para automatizar y sincronizar todos los procesos de nuestra empresa: marketing, atención al cliente, ventas, compras, gestión financiera, calidad, recursos humanos, etc. Esos dos sistemas deben sincronizarse y comunicarse. La solución pasa por integrar o interconectar con una interfaz ambos sistemas.
Mientras que la integración se refiere a módulos que pertenecen a una misma plataforma o paquete de softwares integrados y por tanto comparten base de datos permitiendo que las actualizaciones (de datos) se realicen en tiempo real, la conexión por interfaz implica que varios sistemas de diferentes plataformas se transfieren datos punto a punto a través de herramientas de software específicas creadas para ello (middlewares). De esta forma los distintos módulos del sistema, al no estar integrados, deben intercambiar paquetes de datos a través de un tercero. En este caso el ERP y el SGA pueden estar ejecutándose en bases de datos separadas e incluso pueden estar ejecutándose en servidores diferentes. De esta forma su SGA será sólo una parte más del conjunto de módulos que deberán convivir en su empresa.
Una solución no es ni mejor ni peor que otra, sólo diferente: la primera nos limita la elección a las soluciones de software de la plataforma ya instalada en la empresa, se adapte mejor o peor a nuestra casuística y la otra nos otorga más libertad de elección sobre softwares específicos mejor adaptados por defecto a nuestra problemática particular. Como siempre, la forma de no equivocarse es tener claro el objetivo: determinar la función que deseamos que tenga cada software para lograr una integración técnica absoluta y única capaz de gestionar cualquier tarea por compleja que esta sea, de forma que resuelva la problemática planteada.
Sabiendo esto deberemos elegir entre las diferentes opciones que nos ofrece el mercado.
- SGA nativo del proveedor del ERP, es decir, una solución de SGA completamente integrada que admita personalizaciones específicas para nosotros.
- SGA no nativo del proveedor de ERP, pero ofrecido por éste. Es decir, un SGA no desarrollado por el proveedor de ERP pero que cubre esa necesidad, está perfectamente adaptado al mismo y viene con todas las soluciones middleware necesarias.
- SGA completamente externo. En este caso adquirimos un software especializado a un proveedor muy especializado en desarrollar este tipo de softwares. La gran ventaja es precisamente el alto grado de especialización de este tipo de desarrolladores que como resultado ofrecen productos de alta gama, en ocasiones, la mejor sino la única solución a muchas problemáticas. Pero a cambio necesitan una interfaz mucho más personalizada.
Otra cuestión para tener muy en cuenta es la forma en que van a actualizarse los diferentes paquetes de softwares que deben convivir en la empresa incluido el ERP y el SGA. Normalmente, esto no supone un problema en ningún caso, menos aún en las soluciones integradas, pero es una cuestión de suma importancia que debemos tratar con todos los proveedores. Es decir, cuando pasamos de la versión X.0 a la Y.0 de uno de nuestros softwares, como nuestro SGA, debemos asegurarnos de que las bases de datos sigan comunicándose independientemente de los procesos que la actualización cambie o mejore. ¿Deberemos tener un técnico de cada software (ERP y SGA) en alerta para cada actualización? ¿Estos costes están previstos? ¿Qué ocurre en caso de incompatibilidades imprevistas? Son cuestiones muy especializadas que debemos sacar a relucir y dejar en manos de profesionales, es decir, del departamento informático de nuestra empresa.
Teniendo en cuenta todo esto, debemos saber que en realidad no importa el origen de que provengan los datos, aunque este origen afecte a la gestión del almacén, es decir, para la automatización del almacén en el sentido que tratamos de implantar un SGA, no importa dónde se genere la información siempre y cuando la comunicación entre sistemas sea fluida. Nos referimos a datos generados independientemente de la gestión de almacén como pueden ser los pedidos pendientes de servir o las devoluciones por recibir que se generan en el proceso comercial, las compras pendientes de recibir originado en el proceso de compras, la estructura de producto en producción, etc.
Conclusiones
Son los requisitos funcionales de su negocio los que deben marcar la elección de un sistema SGA adecuado. Cualquier software nuevo que elija, al igual que el SGA, depende e intercambia información con el resto de los sistemas existentes en su organización inclusive por descontado, el ERP. Por tanto, cualquier SGA que implante deberá estar, o bien interconectado o integrado con su ERP y, por consiguiente, tendrá que estar diseñado para aprovechar las estructuras y datos existentes con el objetivo de mejorar sus procesos independientemente del tipo y origen de los datos que requiera para ello.
Piense que la integración de ERP y SGA no empezó ayer. Esto significa que existe un gran esfuerzo de integración e interconexión de ambos sistemas con muchos años de experiencia acumulada ya recorridos que en cierto modo garantiza que no haya problemas de comunicación entre ambos sistemas, aunque estos provengan de desarrolladores diferentes.
Su mayor preocupación en definitiva no debe ser si debe o no cambiar de ERP a la hora de implantar un SGA sino si la elección es adecuada para la problemática y funcionalidad concreta de su modelo de negocio en el presente y para su progresión y planes de futuro. Es decir, ¿mejorará mi productividad en el almacén? ¿Tendré un mejor control de inventario? ¿En qué porcentaje sus procesos se adaptan a los míos y en cuál mi almacén deberá adaptarse a los suyos? Muchos otros factores deben ocuparle en esta importante elección como la facilidad de uso y comprensión de sus procesos, su simplicidad, claridad de la interfaz de sus terminales, pasos intermedios inútiles, es decir, funcionalidad del propio software, facilidad para personalizaciones, tiempo y costo de su implantación y la capacidad que tenga por defecto para satisfacer las necesidades particulares de su almacén y de su compañía.
El objetivo a lograr debe ser que la integración entre ERP y SGA consiga una automatización de los procesos comerciales y de gestión de almacén para que, trabajando conjuntamente, mejoren las ventas, el nivel de servicio al cliente, apoyen a producción y ayuden a finanzas y a todos los departamentos implicados en general, en la toma de decisiones estratégicas basadas en información fiable y procesada sin duplicidades en tiempo real, se genere donde se genere.
De manera que, si está avanzando en el camino que lleva a la gestión de un almacén inteligente, su principal preocupación debería residir en si el sistema SGA que está barajando implantar, se interconecta o integra correctamente con su ERP actual. Un error al respecto puede suponerle tener que asumir muchísimas horas de personalizaciones o interfaces de coste considerable antes de lograr dicha integración.
En último lugar, pero no por ello menos importante, como suele decirse, no dedique su tiempo sólo a pensar en su almacén de hoy, piense en hacia dónde quiere dirigirse antes de elegir un sistema SGA. Los almacenes del mercado actual deben estar preparados para adaptarse al uso de nuevas tecnologías, computación en la nube, tratamiento del Big Data y a los nuevos usos que los propios clientes ejercen de su almacén. Ya sea usted distribuidor, fabricante, proveedor, piense siempre en que su SGA va a mostrar información y a recibir pedidos desde cualquier dispositivo y lugar de su ámbito geográfico que disponga de red wifi. En este sentido la integración con su ERP le brinda un potencial infinito y ventajas competitivas sólo al alcance de quienes digitalizan correctamente sus almacenes logrando con ello facilitar la toma de decisiones a la dirección de su empresa, la agilidad en el procesamiento de datos que el mercado exige y en consecuencia una mejora notable en las decisiones comerciales.
AUTOR
Juan Cisneros
Equipo DATADEC
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