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“Cómo era la logística y las herramientas que tuve en mis comienzos profesionales, y como hoy se gestionan dichas situaciones”. Artículo de Ramón Rodríguez

Recientemente se ha realizado una encuesta que ha tenido repercusión en los medios locales, el 62% de los encuestados creen que se vivía mejor en tiempos pasados, entiendo que hablan de los 70 y 80. Generalmente este comentario suele ser tópico de las personas mayores, típico de conversaciones amistosas. Lo sorprendente de la encuesta es que jóvenes tengan dicha opinión.

Este titular me ha hecho reflexionar sobre cómo era la logística y las herramientas que tuve en mis comienzos profesionales, y como hoy se gestionan dichas situaciones.

Era el año 1976 cuando empecé a trabajar en Logística, en una empresa de generación y distribución de electricidad para una ciudad de unos 3 millones de habitantes. En aquellos días, logística, no era una palabra de uso común en las empresas industriales, pero si en entornos militares, por lo que  generalmente tenía que explicar cuáles eran mis responsabilidades tanto a proveedores como a clientes internos de la empresa.

Tuve la suerte de tener como profesor y tutor a Dr. H.P. Galliher, uno de los fundadores de investigación operativa,  miembro del famoso grupo creado por Philip Morse durante la Segunda Guerra Mundial para estimar la presencia de submarinos Nazis en el Atlántico y aumentar las posibilidades del suministro de materiales desde Estados Unidos a Inglaterra. El me mostró como se podían modelar sistemas para la toma de decisiones con el fin de aumentar su fiabilidad, mantenibilidad y disponibilidad operativa, en lo que se llama Logística de Mantenimiento.

La disponibilidad del servicio eléctrico, desde el punto de vista de la división de mantenimiento, se centraban en tres puntos, entre si vinculantes, tener el personal adecuado, los recambios necesarios y los medios de transporte para hacer mantenimiento y reparaciones. Esto me llevó a desarrollar e implantar varias aplicaciones informáticas con el fin de poder tomar decisiones racionales y técnicamente justificables.

No todo era mejor en el pasado,  no había aplicaciones comerciales que pudieran cubrir las necesidades de logística de mantenimiento que tenía la empresa, la fuente de inspiración era la industria química y aeronáutica, y otras empresas del mismo sector en otros países que considerábamos más avanzadas o desarrolladas.

El primer paso fue crear una base de datos con el histórico de fallos y mantenimiento de cada equipo dado de alta, trasladar toda la información existente y definir procesos para capturar la nueva información. Todo esto se hacía con tarjetas perforadas, trabajo en lote al final del día, todavía pasarían unos años hasta poder trabajar “on line”.

Lo más complejo era crear un sistema de codificación para los equipos y modos de fallo con el fin de poder tratar posteriormente la información.

Los vehículos que necesitaba el personal de mantenimiento debían estar disponibles, no sólo cuando estaba el mantenimiento programado de las subestaciones y circuitos eléctricos, sino también para cubrir las reparaciones y emergencias. Para ello se desarrolló un sistema que permitía llamar a mantenimiento cada unidad y remplazar un grupo de piezas, aun cuando estuvieran operativas.  Para ello se tomó un modelo del ejército israelí, recientemente publicado en aquellos días, y mediante un heurístico sencillo se obtuvieron unos buenos resultados.

Con los resultados de estas dos aplicaciones se procedía a determinar las necesidades de inventario de recambios para para la red de alta tensión y subestaciones.

Otro de los problemas que teníamos era programar las vacaciones del personal de mantenimiento de la red de alta tensión, personal cualificado con gran capacidad de movilidad en el mercado laboral. El sistema en uso hasta el momento era que cada uno de los técnicos y administrativos hacía su propuesta con su supervisor o director, generalmente muy cerca de la fecha prevista para tomar las vacaciones, quién decidía sobre la mejor alternativa para su área de responsabilidad.

El sistema desarrollado, desde el punto de vista actual, era bastante primitivo. Todos los empleados  tenían un plazo de tiempo para suministrar tres alternativas, priorizadas, de cuando querían tomar la parte de vacaciones que legalmente pueden elegir, cada supervisor  había definido quien podía cubrir o sustituir a cada miembro de su equipo y el mínimo número necesario para poder realizar el trabajo. El resto de las vacaciones  de cada empleado las determinaba el sistema.

El proceso empezaba en el mes de octubre, con el fin de que todo el personal supiera antes de diciembre cuales iban a ser sus periodos de vacaciones el próximo año. Como era de esperar, el sistema podía encontrar situaciones de incompatibilidad, que eran resueltas entre los implicados y la dirección.  Podría haber un par de actualizaciones por año para tomar en cuenta los posibles cambios de necesidades, tanto del personal como de la empresa.  Con la puesta en práctica se fueron creando más reglas para la programación, lo cual acercaba el modelo más a realidad y requería menos intervención. El resultado fue bastante positivo, facilidad para organizarse las vacaciones y una mejora del clima laboral.

Aunque la empresa disponía en aquellos días de uno de los mejores centros de cálculo, su capacidad estaba más centrada en los procesos administrativos y facturación, no de sistemas de gestión logística, tampoco existentes en el mercado o no factibles para las necesidades existentes.

Pero como han mejorado las aplicaciones logísticas, hoy en día tenemos los perfiles de todo el personal, sus habilidades y conocimientos, así como los requerimientos de técnicos, equipos y materiales para cubrir las exigencias de los procesos productivos, por lo que se determinan las cargas de trabajo de cada trabajador, máquina y herramientas. Se tienen los calendarios laborales de los proveedores y clientes, así como las peticiones de vacaciones del personal y las cargas de trabajo previsto, ahora se pueden ver propuestas de programaciones reales y en tiempo real.

Los equipos capturan sus propios datos sobre sus fallos, el análisis de qué se debe cambiar y cuándo es mucho más fiable, se han desarrollado nuevos modelos para hacer previsiones de recambios en función del uso y desgaste de los equipos, incorporar esta información al sistema de gestión de materiales.

Tenemos más información fiable y actualizada que en aquellos días, visibilidad cros transaccional, pero mayores exigencias de servicio y mayor control de costes. Una competencia feroz que sube los estándares.

¿Cuándo fue la última vez que no tuvo servicio eléctrico y cuánto duró?

No podemos tomar lo mejor del pasado y asumir las mejoras del presente. Solamente hay que cerrar los ojos y visualizar como podría gestionar mi empresa sin las mejoras que hemos obtenido en estas décadas.

Muchos de los procesos de gestión serán totalmente automatizados, y en un tiempo no muy lejano, y recodaremos nostálgicamente como era nuestro presente actual

 

Ramón Rodríguez <rrodriguez@t-online.de>

Consultor Logístico, docente y fue miembro de la Junta Directiva ADL

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