« Business Intelligence, Big Data, IoT, Analítica de Datos, ERP, CRM, … » Para muchas empresas, en particular las Pymes, estos términos siguen “asustando”, por diferentes razones.
Por un lado, la falta de recursos económicos y humanos paraliza la inversión en las plataformas y herramientas tecnológicas que están revolucionando, de forma tan rápida, casi vertiginosa, no solo los procesos y modelos de negocios propios de las empresas sino que también la sociedad en general.
Por el otro lado, este “miedo a la tecnología” se debe directamente a la falta de visión por parte de Dirección que, independientemente de los recursos disponibles, no comprende la importancia de la digitalización de su empresa en un entorno global tan cambiante y competitivo como el actual.
Está claro que cada Pyme es un mundo, con sus fortalezas, debilidades, personas y recursos, sin olvidar que tampoco es necesario implementar todo tipo de herramientas tecnológicas. El primer paso fundamental es entender las problemáticas particulares de la empresa y, a continuación, elegir la solución que mejor se adapte.
El universo de las Pymes, básicamente la casi totalidad de las empresas que constituyen el tejido productivo español, ya no puede quedarse atrás en la implantación de los software ERP de gestión y su integración con los módulos más importantes, como los SGA o los CRM.
Este último punto, la integración entre diferentes plataformas, parece representar la dificultad más grande a la cual se enfrenta una Pyme que decide dar el paso hacía la automatización y sincronización de todos sus procesos, además del esfuerzo soportado en la previa fase de selección de los sistemas más adecuados.
La inversión en términos económicos y humanos es considerable, sobre todo para aquellas Pymes que no disponen de un departamento técnico especializado y que, por lo tanto, se ven obligadas a implicar en este proyecto trabajadores que no tienen los conocimientos técnicos requeridos y que por lo tanto necesitan formación específica y/o el soporte y apoyo continuo de un proveedor tecnológico especializado.
El personal involucrado, aparte de tener una adecuada formación, debe poseer una suficiente polivalencia para entender las necesidades de los diferentes departamentos y las soluciones que ofrecen las plataformas a integrar.
En muchas ocasiones, además, dicha integración es más complicada de lo previsto, debido a que los sistemas a implantar, por ejemplo el ERP y el CRM, no pertenecen al mismo proveedor y, por lo tanto, hay que gestionar el traspaso de información entre diferentes sistemas (se habla más propiamente de conexión por interfaz más que de integración).
En estos casos, es muy importante comprender en profundidad todos los pasos a seguir para sus correctas implantaciones. Entre ellos, la generación de una base de datos intermedia para intercambiar la información; la creación de vistas o procesos de traspaso automatizados donde los datos van fluyendo entre el ERP, el CRM y eventuales dispositivos; la realización de los ajustes necesarios.
Gracias a un uso conjunto y complementario de ERP y CRM, la empresa y su equipo comercial podrán gestionar sus clientes de forma más rápida, sencilla, focalizada y automática, generando un incremento considerable de las ventas.
Hay que mencionar, además, que para conseguir lo indicado anteriormente, será necesario en muchos casos colaborar con el proveedor tecnológico durante todas las fases del proyecto, desde su implantación inicial hasta las fases de ajustes, lo que implica tener en cuenta las necesidades y formas de trabajar de ambas partes.
Es típico, en este sentido, encontrarse con empresas, incluso microempresas (Pymes que cuentan entre uno y nueve emplead@s), que trabajan con productos multi-referencias caracterizados por diferentes tratamientos y combinaciones, cuyo CRM elegido tiene que reflejar la estructura de sus productos. Durante el desarrollo del proyecto, puede surgir la necesidad de modificar y personalizar aspectos estándares del ERP y/o del CRM, desde los más sencillos, como la visualización permitida o no de ciertos campos e información asociada, el formato de las imágenes, etc., hasta los más complicados, como el diseño e implantación de un nuevo formato para relacionar entre si los artículos, los cambios y ajustes necesarios para que los pedidos tramitados en una plataforma se traspasen correctamente a la otra, etc.
Los aspectos descritos anteriormente implican el instaurarse de una relación de plena colaboración entre la empresa y el proveedor tecnológico elegido, de manera que el soporte ofrecido por este último sea de calidad y continuo en el tiempo.
Conclusiones
Las cadenas de suministros presentes y futuras son cada vez más complejas y se desarrollan en un entorno global muy competitivo, donde una gestión ágil, eficaz y en tiempo real de la información generada, en cualquier momento y lugar, juega un papel fundamental.
Los softwares y plataformas especializadas, dedicadas al control y gestión de los procesos y operaciones de las empresas, permiten obtener una gestión de este tipo y representan sin dudas un elemento importante hacía la digitalización empresarial.
Si eres una Pyme caracterizada por escasos recursos humanos y que decide “perder el miedo” a la tecnología, debes siempre tener en cuenta los siguientes aspectos si no quieres morir en el intento.
3 claves
✔ Primero, difundir una cultura innovadora en todos los niveles de la empresa, en particular en Dirección. Innovadora en el uso de la tecnología y en la puesta en marcha de herramientas que, aunque al principio parezcan un mero gasto, a lo largo del tiempo se transformarán en ventajas competitivas.
✔ Segundo, disponer de personal interno cualificado que siga todos los pasos de la implantación, integración y sincronización de las distintas aplicaciones que se decide instalar. Personal que, en algún momento, tendrá que formar a su vez trabajadores de otros departamentos (comerciales, administrativos, etc.) sobre el uso correcto y eficaz de las herramientas implantadas.
✔ Tercero, establecer una relación de confianza, transparencia y completa colaboración con los proveedores tecnológicos elegidos. Ya sea un único proveedor que ofrece soluciones integradas, o sean varios, cada uno especializado en cierto tipo de software, es fundamental que la relación instaurada sea de partners a largo plazo.
Solo así las Pymes, incluso las más pequeñas, podrán enfrentarse a los innumerables retos presentes y futuros
Autor
Logistics Engineer
Dileoffice
Enlaces de interés
Peinado, J. (2018). Integración CRM y ERP con inaCátalog: cómo se beneficia la empresa. https://www.inacatalog.com/blog/integracion-crm-y-erp Cisneros, J. Cómo ayuda la tecnología en la logística. https://www.adl-logistica.org/como-ayuda-la-tecnologia-en-la-logistica/ Cisneros, J. ¿Es necesario cambiar mi ERP para automatizar el almacén? https://www.adl-logistica.org/es-necesario-cambiar-mi-erp-para-automatizar-el-almacen/ Pomar, I. (2018). Integración, cloud y otros pecados de la digitalización en las pymes. https://www.itreseller.es/opinion/2018/10/integracion-cloud-y-otros-pecados-de-la-digitalizacion-en-las-pymes Gutiérrez, C. (2020). La logística busca profesionales polivalentes para evitar parones en la supply chain. https://elmercantil.com/2020/09/28/la-logistica-busca-profesionales-polivalentes-para-evitar-parones-en-la-supply-chain/
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