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Mis primeros 20 meses como Responsable de Logística y Almacén de una empresa valenciana

Guillermo Lluch (socio ADL)

Mis primeros 20 meses.

Voy a relatar mi experiencia como Responsable de logística y almacén de una Empresa valenciana. Aunque mi trayectoria profesional estaba ligada a un perfil técnico, se me dio la oportunidad de acceder a este puesto gracias a una promoción interna y a la confianza depositada en mi persona por parte de la empresa. En mis primeros 20 meses he aprendido mucho, y debo decir que es un mundo apasionante y dinámico, donde para nada tienes tiempo de aburrirte, lo cual es un factor muy importante a la hora de desempeñar un puesto de trabajo.

Durante estos primeros meses he complementado mi formación a nivel profesional con diferentes cursos, tanto de ADL como de la Cámara de comercio. Todos ellos impartidos por grandes profesionales y directivos de empresas reconocidas.

Una de las primeras y difíciles decisiones fue ver quién estaba preparado y motivado para cambiar el funcionamiento del departamento y crecer con el nuevo proyecto. Si algo siempre se ha destacado en los cursos es la gestión del personal. Un campo en el que debemos recurrir a la psicología y tener temple para la toma de decisiones, especialmente en momentos en los que existe una carga de trabajo elevada y el reloj juega en nuestra contra. Además, es imprescindible una buena dosis de motivación que logre involucrar a los compañeros.

Al comienzo del desempeño de la actividad en mi actual puesto, fue necesario un duro trabajo de reestructuración de todo el almacén. Se aplicaron diferentes técnicas que todos conocemos como son las 5S y el Lean. Se ordenó todo por referencias, a la vez que se hizo una ubicación arreglo a rotación (ABC) y valor. Nosotros no disponemos de sistemas electrónicos de ayuda ni RF. Considero que lo primero que se debe hacer es optimizar los recursos ya existentes y ver realmente las necesidades de tu empresa.

Una vez tuvimos todo el almacén ordenado se habilitó el uso de la segunda puerta, ya que hasta la fecha solo se utilizaba una única puerta, tanto para entrada como para salida de mercancía. Se quedaron marcadas claramente dos zonas, entradas y salidas. Se instalaron bancos (reaprovechando estanterías industriales que teníamos) para todos los operarios. Se compraron básculas individuales para el pesaje de los paquetes, se habló con las agencias de transportes y se instalaron etiquetadoras en red (una por cada 2 puestos), y se creó un lay-out en el cual la mercancía que entra bajo pedido va directamente a la zona de salidas. Ahora cada empleado es totalmente autónomo y puede realizar sus pedidos sin esperas. Se han optimizado los tiempos y se han eliminado mudas.

Utilizamos un doble check de pedidos que nos permite un primer filtro por parte del operario que hace acopio de la mercancía necesaria y la ubica en el banco de preparación, el segundo filtro lo lleva a cabo el operario que realiza el pedido, y el tercer filtro, protagonizado nuevamente por el mismo operario, por medio del cual hace la lectura de todo el producto por código de barras EAN. Hemos reducido las incidencias de envío a menos del 1% sobre más de 12.000 expediciones anuales.
Se ha instalado un panel de tareas donde después de realizar cada “Plant tour”, se indican las referencias que se deben reponer en las estanterías de picking, así como otros avisos importantes. 

Se ha cambiado la política de embalaje de los pedidos de envíos. Actualmente gran parte de los pedidos salen con su propio embalaje y envueltos en film negro. Hemos reducido el consumo de cartón alrededor de un 40%, ya que también reutilizamos el embalaje del proveedor.

Para resolver las incidencias de envíos con los clientes (mercancía errónea, mercancía que falta, etc) decidí montar un sistema de cámaras de uno de nuestros principales fabricantes que nos permiten grabar todo el proceso de un pedido, integrando el ERP con dicho sistema de Vídeo, por lo que puedo ver toda la trazabilidad y tener el registro de datos sobre la imagen.

De esta forma podemos confirmar si cuando un cliente reclama una mercancía es correcto o no. Pudiendo enviarle la imagen con los datos del pedido para que puedan verificar dicha información. Incluso estamos implementando la posibilidad de que la pistola lectora disponga de una cámara para poder verificar la referencia

Gracias a este sistema puedo ver las distribuciones del Top 10 de producto en ventas, el uso de EPI’s, movimientos, etc..

  • En este punto me gustaría hacer alusión a un comentario que repite en varias ocasiones el autor del libro de ADL “El Cubre Espaldas”, hay que medir, medir y medir, porque para poder mejorar necesitamos tener un punto de partida.

La zona de entrada de mercancía también ha sido habilitada para poder realizar pedidos, así cuando los operarios acaban su tarea principal que es la recepción de la mercancía y la introducción de los datos en el ERP, ayudan en la preparación y realización de pedidos.

Se ha instalado una segunda impresora de albaranes, con lo que ya no tienen que desplazarse al otro lado para recoger su albarán.

Hice la medida y el cálculo de coste / empleado. Reducimos un promedio de 25 segundos de preparación por pedido, realizando un número aproximado de 300 pedidos mensual en esos puestos de trabajo, de esta forma evitamos movimientos innecesarios que no reportan ningún valor añadido al producto

Otra mejora que se ha realizado para la optimización de las rutas es la adquisición de carros para pedidos más grandes, con lo que los operarios pueden llevar varios pedidos a la vez e ir cogiendo el material correspondiente de las diferentes líneas del pedido en función del pasillo donde se encuentren. Estos carros son más grandes y con doble plataforma respecto a los antiguos.

En resumen, siempre hay margen para la mejora.

Y nuestra filosofía de trabajo es la mejora continua y optimización. Debemos medir, ver, observar a nuestro alrededor y seguir avanzando con una estrategia clara y bien definida. A veces se puede optimizar a grandes pasos y otras en pasos pequeños, pero lo importante es mantener siempre la vista en el futuro y cómo podemos aprovechar los recursos de los que disponemos con vistas a lograr los mejores resultados, con el mínimo coste y en un buen ambiente de trabajo para los empleados.

Mi próximo destino optimizar las compras.

Os iré contando mis nuevas aventuras.

Un saludo para tod@s los socios de ADL.

Guillermo Lluch
Responsable de logística y almacén.

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