Imagina un almacén donde cada artículo, desde un pequeño tornillo hasta un enorme contenedor, encuentra su lugar exacto en un laberinto perfectamente coordinado. Donde cada movimiento, desde la recepción hasta el envío, se ejecuta con la precisión de un reloj suizo. Este escenario, más que una simple aspiración, es una realidad alcanzable a través de la gestión documental.
La gestión documental se encarga de controlar, organizar y gestionar toda la documentación relacionada con las operaciones empresariales, desde facturas y órdenes de compra hasta registros de inventario y políticas de cumplimiento. Y es que, en un entorno de almacén, donde cada movimiento de producto necesita ser rastreado y registrado, el control de documentos es esencial, ya que permite un flujo de información fluido, reduce la probabilidad de errores, y asegura el cumplimiento de normativas y auditorías.
La simbiosis entre la gestión de almacén y la gestión documental es, por tanto, fundamental. La segunda apoya la eficiencia operativa del almacén, facilitando un rastreo preciso de inventarios, una mejor planificación de recursos y una comunicación más efectiva entre distintas áreas de la empresa. En conjunto, estos dos aspectos trabajan de manera integrada para impulsar la excelencia operativa, reducir costes y mejorar el servicio al cliente, aspectos vitales en el competitivo mercado actual.
En este artículo, exploraremos en profundidad cómo la gestión documental puede ser un motor de cambio y ayudar a mejorar la gestión de almacén. ¿Con ganas de seguir leyendo?
El rol crítico de la documentación en operaciones de almacén
Una gestión de almacén eficiente y ordenada no solo depende de la organización física del espacio y de los productos, sino también de una gestión documental meticulosa. Los documentos juegan un rol crucial en cada etapa de la gestión de almacén, desde la recepción de mercancías hasta su entrega final. Exploraremos los tipos de documentos más relevantes en la gestión de almacén y cómo contribuyen al éxito de las operaciones logísticas.
Órdenes de compra
Las órdenes de compra son el punto de partida de cualquier operación de almacén. Establecen los detalles de los productos a recibir, incluyendo cantidades, especificaciones y fechas de entrega. Estas fichas son esenciales para preparar el almacén para nuevas entradas y para asegurar que el espacio y los recursos necesarios estén disponibles.
Facturas y hojas de entrega
Las facturas y hojas de entrega acompañan a los productos durante su transporte. Proporcionan una verificación crucial en el momento de la recepción de la mercancía, asegurando que lo entregado coincide con lo pedido. Estos documentos son fundamentales para la actualización de inventarios y para la resolución de posibles discrepancias.
Registros de inventario
Los registros de inventario son vitales para mantener un control preciso sobre los artículos almacenados. Estos documentos proporcionan información actualizada sobre la cantidad, ubicación y estado de los productos en el almacén. Una gestión eficaz de estos registros es clave para evitar sobrestock o escasez, y para una planificación efectiva del espacio de almacén.
Documentación de cumplimiento y seguridad
En muchas industrias, existen normativas específicas que regulan el almacenamiento y manejo de productos. La documentación de cumplimiento y seguridad asegura que el almacén opera de acuerdo con estas normativas, minimizando riesgos y evitando sanciones. Estos documentos incluyen políticas de manejo de materiales peligrosos, procedimientos de seguridad y registros de inspecciones.
La correcta gestión de estos documentos es crucial para la eficiencia y eficacia de un almacén. Facilitan la rápida localización y manejo de productos, permiten una mejor coordinación entre diferentes departamentos y proveedores, y ayudan a prevenir errores y retrasos. Además, una documentación bien organizada es esencial durante las auditorías y contribuye a una mejor toma de decisiones basada en datos.
La revolución digital en la gestión de almacenes
La transformación digital ha revolucionado la gestión de almacenes, provocando un cambio de los métodos tradicionales hacia un entorno donde la eficiencia y la precisión son esenciales. Esta revolución es más evidente en la gestión documental, que ha pasado de ser un cúmulo de papeles y registros manuales a sistemas digitales que agilizan cada proceso. ¿Cuáles son las ventajas de un almacén digitalizado?
- Acceso rápido y fácil: Los documentos digitalizados son accesibles instantáneamente desde cualquier lugar, lo que agiliza la toma de decisiones y mejora la respuesta a las demandas del cliente.
- Reducción del espacio de almacenamiento: La digitalización reduce la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de documentos, permitiendo un mejor aprovechamiento del espacio del almacén para la mercancía.
- Mejora en la seguridad de los documentos: Los documentos digitales pueden ser protegidos con mayor eficacia contra pérdidas, robos o daños.
- Reducción de errores: La automatización minimiza los errores humanos en el manejo de documentos, desde la entrada de datos hasta su clasificación.
- Flujos de trabajo optimizados: Los sistemas automatizados pueden integrar procesos de gestión de documentos con otras operaciones de almacén, creando flujos de trabajo más eficientes y coherentes.
- Mejora en la colaboración: Las plataformas de gestión documental permiten una colaboración más efectiva entre equipos, ya que los documentos pueden ser compartidos y editados en tiempo real.
- Mejora en la gestión de inventario: La digitalización de registros de inventario facilita un seguimiento más preciso y actualizado de las existencias.
- Agilización de procesos de auditoría y cumplimiento: Los documentos digitales y los sistemas automatizados simplifican las auditorías y aseguran un mejor cumplimiento de las normativas.
- Reducción del papeleo: La digitalización disminuye significativamente la cantidad de papel utilizado, contribuyendo a la sostenibilidad y reduciendo costes.
Integración de sistemas en la gestión de almacén
La integración efectiva de los sistemas de gestión de almacén (SGA) y los sistemas de gestión documental es un factor clave para alcanzar una mayor eficiencia y precisión en las operaciones logísticas. Esta integración permite una sinergia entre el manejo físico de los productos y el flujo de información relacionada, creando un entorno más coordinado y eficiente. Veamos cómo esta integración impulsa la excelencia en la gestión de almacén.
Mejora en la eficiencia y la precisión
- Sincronización de datos: La integración permite que los datos de inventario y los documentos relacionados – órdenes de compra y registros de envío – se actualicen simultáneamente. Esto asegura que la información sea consistente y precisa en todo momento.
- Reducción de tiempos de procesamiento: La capacidad de acceder y actualizar información en un solo lugar reduce significativamente los tiempos de procesamiento, desde la recepción hasta el envío de mercancías.
- Mejora en la toma de decisiones: Con datos precisos y actualizados al alcance de la mano, los gestores pueden tomar decisiones más informadas y rápidas.
Facilitación de procesos complejos
- Gestión de pedidos: El SGA puede comunicarse directamente con el gestor documental para actualizar y recuperar información sobre pedidos, mejorando la precisión en la preparación y envío de estos.
- Auditorías y cumplimiento normativo: La integración facilita el acceso a la documentación necesaria para auditorías y cumplimiento normativo, agilizando estos procesos y reduciendo el riesgo de errores.
Agilidad en la gestión documental
- Acceso rápido a documentos: Los usuarios pueden acceder rápidamente a documentos necesarios, como facturas o certificados de calidad, directamente desde el sistema de gestión de almacén.
- Actualizaciones en tiempo real: Cualquier cambio en el inventario o en los procesos de almacén se refleja inmediatamente en la documentación correspondiente, manteniendo una coherencia total.
Control de versiones y trazabilidad
Importancia del control de versiones
El control de versiones se refiere a la capacidad de gestionar cambios y actualizaciones en documentos de manera organizada y coherente. En la gestión de almacén, donde los documentos como órdenes de compra, listas de inventario y registros de envío son dinámicos y sujetos a cambios frecuentes, el control de versiones asegura que todos los involucrados accedan a la información más actual y correcta. Esto implica:
- Rastreo de cambios: Cada modificación en un documento se registra, permitiendo a los usuarios ver quién realizó un cambio, cuándo y qué se modificó.
- Prevención de conflictos: En entornos donde múltiples usuarios editan documentos, el control de versiones previene la sobreescritura de información vital.
Trazabilidad y seguridad de la información
La trazabilidad en la gestión documental permite seguir el ‘viaje’ de un documento a lo largo del tiempo. Esto es vital para:
- Auditorías y cumplimiento normativo: La trazabilidad completa de los documentos es esencial durante las auditorías y para cumplir con normativas legales y de la industria.
- Resolución de discrepancias: En caso de discrepancias o errores, la trazabilidad de los documentos facilita identificar rápidamente la fuente y naturaleza del problema.
Acceso controlado y asignación de permisos
Un aspecto fundamental de la gestión documental en la logística es el control de acceso a los documentos. Esto significa:
- Asignación de permisos: Determinar quién tiene acceso a qué documentos y en qué nivel (lectura, edición, etc.).
- Seguridad mejorada: Restringir el acceso a información sensible reduce el riesgo de filtraciones de datos o manipulaciones indebidas.
- Responsabilidad individual: Al asignar permisos específicos, cada cambio o acción sobre un documento puede ser atribuido a un individuo específico, aumentando la responsabilidad personal.
Contribución a la transparencia operativa
La combinación de control de versiones, trazabilidad y acceso controlado contribuye significativamente a la transparencia operativa en la gestión de almacén:
- Visibilidad de procesos: Estos sistemas permiten una visión clara de cómo los documentos evolucionan y se manejan, lo cual es esencial para una gestión eficiente.
- Confianza entre partes interesadas: La transparencia en la gestión documental genera confianza entre empleados, socios comerciales y clientes.
Transtel y la revolución de la gestión documental
Con una importante trayectoria profesional, Transtel se ha posicionado como una empresa líder en el sector del renting de vehículos industriales. Antes de contactar con los profesionales de Aitana, esta compañía se enfrentaba a uno de los desafíos más comunes entre el tejido empresarial: aumentar la productividad sin incrementar su personal, especialmente en el departamento administrativo. Buscaban, concretamente, una solución para evitar errores en la asignación de proveedores y en la identificación de datos clave en las facturas.
Y esta necesidad se vio satisfecha con la implementación de Document Capture, una herramienta de gestión documental que integraron con su ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, y que permitió a Transtel importar, procesar, registrar, aprobar y archivar facturas y otros documentos empresariales de manera más eficiente.
En este sentido, la empresa ha optimizado sus operaciones de tal manera que ahora gestiona un mayor volumen de facturas sin necesidad de ampliar su equipo. “Con Document Capture hemos conseguido pasar de registrar 12.000 facturas a 14.000 con un incremento de productividad de un 22%”, señala Matías Olmos, director financiero en Transtel.
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