Para contestar a la pregunta de qué es respaldo de datos para una empresa debemos situar la cuestión en el contexto de los instrumentos para la gestión en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Es decir, se trata de un elemento integrante de un conjunto de medidas de prevención, denominado Plan de Contingencia, que además, involucra a las infraestructuras, al personal responsable y al organigrama de la compañía implicada.
El respaldo de datos ha venido a sustituir a las tradicionales copias de seguridad de datos que se venían haciendo dentro de los departamentos informáticos de las empresas, éstas han quedado obsoletas por no recoger la totalidad de los datos de la empresa teniendo perdida de datos valiosos, y por tener tiempos de recuperación muy largos, que obligan a parar el trabajo durante horas.
Los Planes de Contingencia se insertan dentro de los planes de continuidad del negocio. Por tanto, estamos ante un asunto estratégico para administradores y gestores. Trasciende al departamento o servicio externo responsable de las TIC de una compañía y su objetivo final es asegurar que la empresa puede seguir funcionando en cualquier situación, algo crítico en una situación de inestabilidad como la actual y en la que el trabajo en remoto se va haciendo cada vez más frecuente.
Algunos sectores comerciales o productivos, como seguros, bancario y sanitario, están sometidos a regulaciones legales especiales que obligan a la elaboración de planes de continuidad de negocio bajo unos entandares marcados por la ley. Estos planes cubren 5 fases de actuaciones:
1. Análisis de riesgos.
2. Diseño de soluciones ante contingencias.
3. Implementación del plan en la organización.
4. Pruebas y determinación de la idoneidad del plan.
5. Mantenimiento de medios materiales y capacitación laboral para atender posibles incidencias.
¿Por qué es crítico en el sector del transporte que el respaldo de los datos sea en tiempo real?
Un buen plan de continuidad garantiza el mantenimiento del servicio. También establece intervalos de tiempo mínimo de recuperación ante una incidencia y contribuye a llevar un registro revisable de la actividad. Imaginemos el perjuicio que podría suponer para la compañía no poder realizar recogidas o entregas de materiales, generar la documentación necesaria, o realizar el seguimiento de rutas, porque se hubiesen perdido los datos, o hubiese caído el sistema, con el replicado de datos en tiempo real estamos cubiertos ante estos imprevistos, contando con un tiempo de recuperación mínimo que nos permitirá seguir operando con normalidad.
La copia de respaldo en tiempo real
El objetivo de una copia de seguridad es permitir la recuperación de la información o la vuelta a la normalidad de sistemas informáticos con sus configuraciones correspondientes. A su vez, facilita el control sobre mal funcionamiento del software o ante la presencia de un malware maliciosamente instalado en el soporte lógico.
Las copias de seguridad tradicionalmente se clasifican en completas, incrementales y diferenciales según un esquema conocido por todos desde los comienzos de las ciencias de la computación. Con los servicios en la nube y las tecnologías de copia de seguridad en caliente, los costos en este tipo de infraestructuras de seguridad han descendido notablemente. La seguridad ofrecida posibilita hacer frente a la mayoría de las posibles incidencias en un centro de proceso de datos (CPD) corporativo.
La caída de un servicio es el daño que en la mayoría de los casos se pretende evitar. Para ello, los distintos tipos de copias de seguridad asíncronas permiten volver al punto donde se realizan estas salvaguardas de la información. Supone el sistema más básico ante una contingencia de pérdida de datos.
El paso siguiente es implementar un sistema de copia de respaldo en tiempo real (también llamado de alta disponibilidad) que reproduce hasta el último cambio efectuado en el sistema y que permite acceder a una versión idéntica en remoto. Este modo sincrónico de operar reduce al máximo los riesgos de pérdida de información y el tiempo empleado para retornar a la normalidad desde la incidencia.
Las copias de respaldo en tiempo real son la mejor garantía para la continuidad de un servicio. Permiten volver al punto de funcionamiento inmediatamente anterior al problema crítico. Previenen las pérdidas de información en la estructura de datos o la programación que se estaba ejecutando en ese preciso momento.
Los variables que deben ser analizadas para implementar un sistema de copia de base de datos en tiempo real pueden sintetizarse en los siguientes puntos:
1. Establecer los objetivos que deben ser alcanzados. Con frecuencia, para el desarrollo de la actividad resulta vital un factor relacionado con la calidad de la infraestructura TIC. Sirven como ejemplo de estos factores de desarrollo la continuidad del servicio, la garantía de la salvaguarda de los datos con el backup, o la reducción del tiempo de espera para la recuperación con garantías del sistema.
2. Identificar los sistemas esenciales para la infraestructura. Sin perjuicio de la integración de funcionalidades en la empresa, muchas veces el valor de una aplicación o base de datos es muy superior al resto. Para evitar pérdidas económicas, estas herramientas deben contar con un sistema reforzado de protección.
3. Revisar profundamente las características de hardware, software y de comunicaciones del sistema. Deben ser previstos todos los escenarios para evitar incompatibilidades que pudieran surgir en el proceso de recuperación de datos, así como la calidad de las comunicaciones para delimitar su posible interferencia con los tiempos de latencia al hacer copias de datos en tiempo real.
4. Diseñar soluciones para situaciones comunes que se puedan plantear. A la hora de superar una incidencia hay que seguir un protocolo de actuaciones cuya idoneidad esté avalada por la teoría y la experiencia. De este modo, las mejoras sobre el diagrama de flujo que representa una solución ya parten de un modelo probado.
Tipos de incidencias para los que se aplica el respaldo de datos
La pérdida de información o la paralización de los procesos productivos es uno de los peores escenarios posibles para sus responsables. El estudio de las diversas causas que pueden originar estas situaciones indeseables contribuye a mantener medidas preventivas que las eviten.
Las señaladas a continuación son las más comunes:
1. Daños en la infraestructura de hardware local. En el soporte material de la información siempre es posible una incidencia de tipo destructivo. Las pérdidas de información por esta causa representan el riesgo más inmediato y tangible, dado que es el mismo que el de las máquinas que sostienen el sistema.
2. Fallos de software o errores de operadores al tratar la información. La reversibilidad de cualquier acción en informática es una de las medidas de seguridad esenciales, con mayor razón si el fallo afecta a la integridad de los datos registrados o desvirtúa alguna de sus características.
3. Malware y aplicaciones destinadas a sustraer o alterar información. Para las empresas es un riesgo que crece en la misma proporción que su significación económica en el mercado.
4. Pérdida de la información por automatizaciones incorrectas o inconsistentes.
5. Ataques de la ciberdelincuencia para el acceso no autorizado, para producir la caída del servicio o para saturar el sistema con registros sin valor informativo.
En definitiva, la información es un recurso tan decisivo para la actividad empresarial que los sistemas destinados a gestionarla deben dar respuesta a los imprevistos. Esa es la idea subyacente en cualquier respuesta sobre qué es respaldo.
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Rosa Ibáñez Tarín .
Directora de Marketing y Comunicación ADL
