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INTRODUCCIÓN.
En el artículo anterior vimos la importancia de la definición de un plan estratégico de compras y cómo este estaba influenciado por factores como la estrategia general de la compañía o el grado de madurez de la función de compras. Establecimos, además, algunos aspectos importantes que deberían ser contemplados en dicho plan y recordamos las líneas maestras a incluir en el mismo (proceso de negociación, aprovisionamiento y gestión integral de proveedores).
En este artículo presentaremos las líneas generales para el seguimiento de la ejecución de dicho plan.
SEGUIMIENTO PLAN ESTRATÉGICO DE COMPRAS: VISIÓN GENERAL.
Para el seguimiento del plan estratégico es necesario:
- Preparar una visión del plan estratégico que facilite la identificación de indicadores y KPIs como, por ejemplo, trasladando cada línea estratégica que compone el plan a objetivos completamente alineados con las iniciativas de la estrategia corporativa.
- Definir indicadores y KPIs que permitan medir la calidad y el grado de ejecución del plan, asociados a cada uno de los objetivos establecidos en el punto anterior y a las líneas estratégicas contempladas.
- Establecer, para cada indicador: forma de media, periodicidad, valor objetivo y umbrales. Es importante tener en cuenta el benchmarking de mercado para fijación de objetivos reales. Además, resulta útil la segmentación (por categoría, por región, por departamento…)
- Desarrollar cómo alcanzar las metas en iniciativas aterrizadas con planes de acción, tareas, cronogramas y responsables.
- Tomar medidas
- Analizar resultados y definir planes de acción para aquellos indicadores que sea necesario.
- Ejecutar planes de acciones, evaluar resultados y proceder según los mismos.
Señalar que resulta crítico en todo este proceso de medición, asegurar la calidad del dato. Entradas de información incorrectas conllevan a formar una visión inexacta de la situación y, en consecuencia, a una toma de decisiones equivocadas. Son muchas las causas que pueden provocar una mala calidad del dato, como puede ser la duplicidad de datos o la falta de los mismos, su inexactitud o que estos no estén completos.
Resulta útil seguir la evolución de cada objetivo/indicador en un cuadro de mando para detectar y corregir, de forma preventiva, las desviaciones a la consecución de las metas.
KPIs MAS COMUNES.
Como ya hemos mencionado, para cada una de las líneas estratégicas que componen el plan estratégico de compras es necesario definir indicadores. A continuación se enumeran los indicadores más comunes para cada una de las líneas estratégicas establecidas:
✔ Línea estratégica de negociación: el indicador tradicional del área de Compras es el ahorro, aunque su utilización prioritaria no es una idea muy acertada:
- El ahorro no es un término financiero; es el “argot” que se utiliza en el entorno de compras.
- Se trata de un término demasiado amplio y ambiguo como para que permita realizar un seguimiento eficaz de la ejecución de la estrategia general.
Todo ello está conduciendo a sustituir ahorro por términos financieros, es decir, por términos que reflejen, de una manera más concisa, conceptos cómo P&L y Balance, y siempre acompañados de tipología entre cost reduction y cost avoidance
Uno de estos términos, mucho más preciso, es el gasto sobre ventas. Este concepto permite la segmentación por partidas y, al relacionarse con las ventas, su seguimiento posibilita adaptar la estrategia a la evolución del entorno. Otros posibles indicadores son:
- Desviación sobre presupuesto.
- Perímetro de Compras.
- Pareto de gasto.
✔ Línea estratégica de aprovisionamiento: es conveniente establecer indicadores que permitan medir la calidad de los procesos de aprovisionamiento como, por ejemplo:
- Defectos por millón (DPM).
- Periodo medio de entrega.
- Desviación sobre Lead Time.
- Días de rotación de stock.
✔ Con respecto a la línea sobre la gestión de proveedores, ejecución de los procesos de homologación y seguimiento y evaluación de proveedores, los indicadores más usuales son los siguientes:
- Cumplimiento SLAs.
- Penetración.
- Riesgo financiero y comercial.
- Riesgo reputacional.
- Número de incidencias (contratos, facturas.
Por último y aunque no esté contemplado como una de las líneas maestras a contemplar en el plan estratégico de compas, es conveniente medir el propio servicio de compras, es decir, medir la calidad de la gestión del departamento de compras. Ejemplos de indicadores destinados a tomar estas medidas son los siguientes:
- Tiempo de gestión de Compras.
- Coste medio de pedido.
- Volumen gestionado por comprador.
- Número de pedidos gestionados.
- Número de FTEs operacionales / estratégicos.
- Periodo de pago a proveedores.
- Satisfacción del cliente interno.
CONCLUSIÓN.
Tan importante como el establecimiento de un plan estratégico de compras y su ejecución es el seguimiento de la ejecución del mismo. La manera óptima de seguimiento es mediante el establecimiento de indicadores, la toma de medida y su análisis.
Autores:
 Chus Recio Responsable Procesos y Gestión del Cambio del Área de Compras de una multinacional |
 Miguel Ángel Rivera Corporate IT Procurement Manager en Prosegur . Presidente del Club de Supply Chain de IE Busines School |
El Blog de ADL se ha convertido en un espacio muy visitado entre vosotros, aquí compartimos noticias de interés sobre nuestros asociados y artículos muy completos y novedosos redactados por profesionales de la logística y prestigiosos docentes, siempre relacionados con alguna de las áreas que integran La gestión de la Cadena de Suministros. Supply Chain Management.
Si eres asociado de ADL te espero, para que me cuentes.
Un cordial saludo,
Rosa Ibáñez Tarín
Directora de Marketing | Comunicación ADL
