SERIE TRANSFORMACIÓN DE COMPRAS
Hoy os presentamos el artículo nº7 de nuestra serie. Pero antes te hacemos un resumen de los anteriores, porque te acabas de incorporar a nuestro blog y quieres estar al día.
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- SERIE TRANSFORMACIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS: MOTIVOS PARA LA TRANSFORMACIÓN Y PROCEDIMIENTO GENERAL A SEGUIR (ART.1) pinchar aquí
- SERIE TRANSFORMACIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS: METODOLOGÍA PARA DISEÑAR LA TRANSFORMACIÓN (ART.2) pinchar aquí
- SERIE TRANSFORMACIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS: MODELIZACIÓN MECANISMOS DE APROVISIONAMIENTO (ART.3) pinchar aquí
- SERIE TRANSFORMACIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS: MODELIZACIÓN MECANISMOS DE APROVISIONAMIENTO (ART.4) pinchar aquí
- SERIE TRANSFORMACIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS: GESTIÓN DE CONTRATOS, ACUERDOS Y CATÁLOGOS (ART.5) pinchar aquí
- SERIE TRANSFORMACIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS: GESTIÓN DE CONTRATOS, ACUERDOS Y CATÁLOGOS: CASOS PRÁCTICOS (ART.6). pinchar aquí
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SELECCIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN CONTINUA DE PROVEEDORES
INTRODUCCIÓN (ART. 7)
En la línea establecida para la ejecución del proceso de transformación de la función de compras de una compañía, se determinó como siguiente paso el establecimiento de un modelo para la selección, seguimiento y evaluación continua de proveedores. En este artículo se establecerán las líneas generales a seguir para la definición e implantación de dicho modelo.
GESTIÓN DE PROVEEDORES.
No es necesario mencionar la posición protagonista que, en la función de compras, ocupan los proveedores. La correcta elección de proveedores, no solo teniendo en cuenta factores económicos sino de calidad, nivel de servicio, riesgos, etc. es vital para una gestión eficiente del aprovisionamiento.
Al igual que otros aspectos de la función de compras, el proceso de gestión de proveedores debe desplazarse de la etapa transaccional hacia etapas pre-transaccionales y pos-transaccionales. Es decir, se debe disponer de un panel de proveedores cualificados para prestar servicio en la compañía seleccionados de manera previa a la gestión de las necesidades de compra. Además, se debe asegurar que los proveedores incluidos en dicho panel siguen, con el paso del tiempo, estando cualificados según los criterios establidos por la compañía.
La cualificación de los proveedores se debe llevar a cabo mediante el establecimiento de un proceso de homologación en el que se definan qué criterios se van a evaluar del proveedor y qué valores son considerados aceptables para la inclusión de un proveedor en el panel de proveedores de la compañía. Dicho conjunto de criterios estará compuesto por aspectos generales y aspectos específicos en función de la naturaleza del bien/servicio prestado por el proveedor. Si un proveedor puede pertenecer a varias de estas categorías de compras, durante el proceso de homologación este debe ser valorado para todas y cada uno de ellas, pudiendo llegar a obtener distintos grados de cualificación.
La tabla 1 recoge algunos de los aspectos fundamentales que deben incluirse en todo proceso de homologación.
La evaluación continua de proveedores debe asegurar dos aspectos fundamentales:
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- El mantenimiento del cumplimiento de los criterios establecidos en el proceso de evaluación, mediante la revisión de dichos criterios de manera periódica.
- El cumplimiento de ciertos criterios de calidad asociados a las operaciones de compra realizadas.
Es decir, la evaluación continua de proveedores asegura, por un lado, que el proveedor sigue cumpliendo los criterios establecidos para pertenecer al panel de proveedores de la compañía y por otro lado que la calidad de las operaciones de compra que se han ejecutado con cada proveedor cumple con los criterios establecidos. Son muchos los parámetros que se pueden utilizar para medir la calidad de dichas operaciones; algunos generales aplicables a todos los proveedores y otros específicos asociados a la naturaleza del bien/servicio proporcionado por el proveedor. La tabla 2 recoge algunos de dichos parámetros.
Ambos procesos aseguran la existencia de un panel de proveedor “sano”. Esto es fundamental para:
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- Agilizar las operaciones de compra.
- Limitar el número de proveedores de los diferentes elementos/servicios permitiendo, de esta forma, la concentración de las compras y con ella las ventajas económicas que se derivan.
- Asegurar la calidad de las operaciones de compra, mediante el aseguramiento de la fiabilidad de los proveedores que las soportan.
- Identificación temprana de potenciales problemas de un proveedor.
Tabla1. Algunos aspectos generales a incluir en todo proceso de homologación, cuando apliquen según su categoría de compra
Tabla2. Algunos parámetros relevantes para la valoración de la calidad de un proveedor en las operaciones de compra.
CONCLUSIÓN.
Asegurar la existencia de un papel de proveedores cualificados mediante una selección y homologación inicial y una evaluación continua de los mismos, aumenta la eficiencia y las garantías de éxito de los procesos de compra, además de facilitar la ejecución de dichas operaciones, permitiendo incluso, la delegación de dicha actividad en el propio usuario.
La clasificación por un lado de las necesidades de compra en la matriz de Kraljic de cada categoría y por otro la de proveedores cualificados en estas categorías, es la base fundamental para la creación y ejecución de una estrategia de Compras acorde a los nuevos retos a los que se enfrenta la Función. La definición de esta estrategia será detallada en el análisis de la siguiente línea de trabajo.
Autores:
 Chus Recio
Responsable Procesos y Gestión del Cambio del Área de Compras de una multinacional |
 Miguel Ángel Rivera
Corporate IT Procurement Manager en Prosegur . Presidente del Club de Supply Chain de IE Busines School |
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Rosa Ibáñez Tarín .
Directora de Marketing y Comunicación ADL
